15. juni 2020

Flådestyring via GPS – et godt værktøj

Spørgsmål besvaret af: Bjørn Baltzer

Spørgsmål

Er det er fordel at investere i GPS-overvågning af firmabilerne?

Og hvad er lovligt?


Svar

 

GPS-overvågning af virksomhedens varebiler har langt flere fordele end ulemper.

Med det rigtige system opnår man en langt bedre planlægning af virksomhedens opgaver og dermed også udnyttelse af ressourcerne, både materialemæssigt og mandskabsmæssigt. Hvis man ved, hvor bilerne befinder sig, har man fx kortere responstid på hasteopgaver; det giver større kundetilfredshed.

Et nøjagtigt overblik over timeforbruget giver større sikkerhed i faktureringen, og med valide GPS-registreringer har man ofte bedre kort på hånden i en diskussion med kunden om den forbrugte tid på en given adresse. Endelig giver GPS-tracking bedre kontrolmuligheder i forhold til medarbejderne og skatte- og momslovgivningen.

Af ulemper kan blot nævnes omkostningerne til anskaffelse og idrifttagning samt den psykologiske barriere, som nogle medarbejdere kan have i forhold til overvågning generelt.

 

Hvad siger juraen?

Der er særligt to regelsæt, som er vigtige at holde sig for øje, når man anvender eller begynder at anvende GPS som flådestyringsværktøj, og de to regelsæt har langt hen ad vejen samme sigte: Hvis man anvender eller påtænker at (kunne) anvende GPS-data til at kontrollere medarbejderne, skal de være klar over det, og de skal have mulighed for at påklage kontrollen fagretligt.

 

DA/FH-aftaler

Efter hovedaftalen mellem DA og FH (tidligere LO) med tilhørende aftale om kontrolforanstaltninger er arbejdsgiveren berettiget til at kontrollere medarbejderne i arbejdstiden, herunder fx deres timeforbrug i relation til en given sag eller et projekt. Men kontrollen skal være saglig og nødvendig, og gennemførelsen må ikke krænke medarbejderne. Varslet er på 6 uger.

Databeskyttelseslovgivningen

Efter databeskyttelseslovgivningen skal indsamling, opbevaring og anvendelse af GPS-data ske til udtrykkeligt angivne, saglige formål, og senere anvendelse af sådanne data må ikke være i strid med det angivne formål.

Når trackingdata sammenholdes med vagtplaner eller lignende, er det ofte meget let at kortlægge de enkelte medarbejderes nøjagtige færden på bestemte tidspunkter, altså at henføre bestemte lokationsdata til bestemte personer. Hvis man overvejer at installere GPS-trackere i bilerne, eller hvis man allerede har udstyret i bilerne og gerne vil bruge det i kontroløjemed, skal medarbejderne derfor have det oplyst i forvejen.

 

Hvordan gør man i praksis?

Helt konkret kan medarbejderne oplyses ved et opslag i personalerummet eller et tillæg til personalehåndbogen, hvor man oplyser, at man har GPS i bilerne, og at man – ud over planlægning, kundeklager m.v. – ved begrundet mistanke mod konkrete medarbejdere også kan bruge GPS-data til at kontrollere arbejdstidens overholdelse.

Det anbefales naturligvis, at man drøfter indførelsen med medarbejderne. Erfaringen siger, at langt de fleste medarbejdere godt kan se fornuften i sådanne kontrolsystemer, hvis blot det bliver præsenteret sagligt og respektfuldt.